Referat fra den 13. ordinære generalforsamling 14. marts 2024. Generalforsamlingen blev afholdt i EFFI’s klublokale på Galgebakken 4 og blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 medlemmer:
Formand Holger E. Hansen, Hyrdevænget 1.
Næstformand Michael Winther, Hyrdevænget 12.
Kasserer Mette Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Mario Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Lenette Schau, Hyrdevænget 3.
Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
4. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport/regnskab 2023.
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: Kontingent uændret 1000 kr./år.
7. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2024 og årskontingent.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Lenette Schau - Hyrdevænget 3. Michael Winther - Hyrdevænget 12.
9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. Conny Hansen, Hyrdedalen 1 (1.suppleant). Hanne Andersen, Hyrdedalen 3
(2.suppleant).
10. Valg af revisor (Lone Hansen), Hyrdevænget 14 - og revisor suppleant.
11. Eventuelt.
Ad Velkomst:
HH bød på bestyrelsens vegne velkommen.
Ad 1. Valg af dirigent:
Henrik Hansen blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Så alle har haft den obligatoriske måneds varsel, der skal være ifølge vedtægterne.
Ad 2. Valg af referent:
Lisbeth Jensen, Hyrdevænget 1 blev foreslået og valgt som referent.
Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
Bestyrelsen redegjorde for årets hændelser samt resultater for vores forening således:
Aktiviteter i FFV
2023 har været et stille år i FFV uden de helt store udfordringer. Udover dette har bestyrelsens arbejde med økonomi, kontingenter, forsikringer samt hjemmeside kørt planmæssigt. Der har ikke rigtigt været behov for afholdelse af bestyrelsesmøder.
En væsentlig aktivitet er altid inddrivelsen af kontingentet. Det er som regel en proces der kræver rutine i debitorstyring, indblik i renteloven samt i elektroniske fakturaer. Alle har imidlertid betalt kontingentet kr. 1000,- for 2023 hvilket indbringer foreningen kr. 49000,- hvoraf vi har afleveret de knap kr. 27000,- til den store forening GF til vedligeholdelsen af fællesområdet = delområde 5. Overskuddet anvendes dels til udlæg og driftsudgifter samt dels til opsparing til fremtidig asfaltarbejder. Dette fremgår også af regnskabet for 2023. Det er også muligt at anvende overskuddet til andre formål men bestyrelsen har det mål at der skal være et indestående klar til finansiering af ny asfalt på vore 3 stikveje. Når dette mål er nået vil kontingentet kunne nedsættes.
Vor økonomi er således sund og vi har også reserver til eventuelle kontingentstigninger i den store forening.
Der har været lidt småopgaver i at underrette banken med diverse ID-oplysninger på grund af rolleændringer i foreningsbestyrelsen. Der er strenge lovkrav med ID for alle nye medlemmer for alle foreninger og især for folk med adgang til foreningskonti. Banken holder øje med foreninger på grund reglerne til forhindring af hvidvask og terror. Vi prøver derfor at holde alle disse ændringer på et minimum da banken tager betaling for hver ændring i bestyrelsen. F.eks. hvis formanden afgår og der bliver valgt ny formand = 2 ændringer med MitId.
Drifts- og opsparingskontiene blev i sin tid lagt sammen og kører nu problemfrit sammen i 1 konto. Det sparer både tid for kassereren og gebyrer fra banken. På sigt skal vi lave en begrænsning hvor vi skal have 2 underskrifter for hver betaling / overførsel ud af kontoen idet saldoen nu er over kr. 210.000,-.
Aktiviteter i GF (den store forening).
Formanden Vivi er fratrådt på grund af personlige årsager. Dette har så givet nogle arbejdsmæssige udfordringer for de andre 3 bestyrelsesmedlemmer her. Specielt også da der yderligere skal afholdes generalforsamling i GF i næste måned den 15. april med alt det ekstraarbejde det medfører.
Samtidigt har et par beboere fra Hyrdeledet ønsket en vurdering af bevoksninger på skrænter og plantebælter samt et par høje træer. Beboerne her mente at GF havde forsømt at vedligeholde disse områder. Bestyrelsen deltog derfor på en markvandring den. 28. februar i området omkring Hyrdeledet (delområde 3). Hyrdeledet mødte talstærkt op med 2 beboere, Inspektøren for Djursbo samt en medarbejder fra Grønt Team. En del af kritikken var uberettiget idet et medbragt matrikelkort kunne påvise at bevoksninger på alle skrænter hørte til på Hyrdeledets eget delområde. Bestyrelsen havde derfor intet imod at Hyrdeledet gik i gang med at vedligeholde dette eget område.
En anden del af kritikken gik på at plantebæltet på Hyrdeledets sydskel var vokset en del, hvilket vi mente netop var meningen med et plantebælte. Den bemærkning fik en beboer til at blive lidt usaglig og derved ønskede at plantebæltet helt blev ryddet idet det voksede ind i folks haver. Denne rydning måtte vi totalt afvise da områdets lokalplan 219 netop anviser et plantebælte i 3 m bredde her. Vi anbefalede derfor Djursbo at de henstillede til deres beboere til at forventningsafstemme deres krav til GF og selv klippe den del af plantebæltet der voksede ind i haverne. Vi spurgte derfor Inspektøren for Djursbo om det ikke var muligt for Grønt Team at gå ind i folks haver for at klippe bæltet på havesiderne. Dette kunne han bekræfte. Vi er flere, i FFV, der har haver mod et plantebælte og vi har ikke problemer med selv at klippe plantebæltet på havesiden.
Under markvandringen blev vi dog enige om at slagle- og buskrydde et lille stykke sti op mod Hyrdeledets nordtrappe, fælde nogle grimme og voldsomme træer Hyrdeledets nordskel. Der var her også nogle høje og farlige træer, der hælder ind over nogle af Hyrdeledets huse. Her er det nødvendigt med en aftale med en professionel træfælder. Vi har fået en pris fra Ebeltoft Entreprenørforretning på dette arbejde. Vi må derfor forvente en kontingentstigning i GF fra nuværende kr. 550,- til kr, 600,- i 2024. Det kommer I dog ikke til at mærke da FFV dækker prisstigningen ved at have uændret kontingent kr. 1000,- i år. FFV betaler således GF de 600,- kr. ud af dette.
Vi har yderligere indledt kontraktforhandlinger for 2025-2027 med Ebeltoft Entreprenørforretning - tidligere Kirkegaards Gartnerservice. Det er dog stadig Kenneth Kristensen, der udfører arbejdet og han er godt kendt med området og leverer et ok arbejde. Vi vil dog nok for den resterende del af vedligeholdelseskontrakten i 2024 midlertidigt foretage et par justeringer, hvor vi forsøgsvis ikke klipper Spireahækken samt reducerer i antallet af gange, hvor vi slagleklipper i parken. Dels for at lave noget klimatilpasning og lade området springe lidt i natur og dels for at finansiere noget andet udtynding i Hyrdeledets plantebælte også for at vise imødekommenhed overfor et indkommet forslag her også.
Som tidligere nævnt er der generalforsamling i GF den 15. april kl. 19 i Hyrdestiens fælleshus.
Det indkomne forslag her er fra Michael Benn Nielsen fra Hyrdeledet 27 og går på, at visse græsområder i fællesarealet udlægges til biodiversitet og derfor kun klippes 1 gang om året til september således at der tages hensyn til vild natur med stigende vandstand.
Der er yderligere holdt 1 møde + markvandring med Kenneth fra Ebeltoft Entreprenørforretning. Vi aftalte at han i 2024 udtyndede i plantebæltet ved stien mellem Hyrdeledet og Hyrdestien mod at reducere antallet af klipninger i parken. Det bliver 3 gange her i stedet for de 6 gange specificeret i kontrakten for 2024. Vi prøver om det kan lade sig gøre uden at det bliver for sejt for Kenneth at køre igennem. Det kunne han gøre uden merpris indenfor prisen i den nuværende kontrakt.
Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
Bestyrelsen gennemgik regnskabet for 2023 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for året. Efter en kort gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen. Regnskabet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også på denne hjemmeside. Regnskabet er derfor ikke vedlagt det omdelte referat men en udskrift kan udleveres på opfordring.
Der blev på generalforsamlingen udtrykt ønske om at gå tilbage til løsningen med 2 konti (1 driftskonto + 1 investeringskonto) mest til sikring af at indeståendet blev sikret og brugt efter hensigten. Dagen efter generalforsamlingen blev Mik Steenfeldt, Direktør i Sparekassen Kronjylland i Ebeltoft kontaktet vedrørende emnet.
En ekstra investeringskonto vil koste ekstra årligt gebyr på kr. 500,- og vil ikke give nogen særlig ekstra sikkerhed.
Dog kan en evt. investeringskonto låses og efterfølgende kun låses op af en af en særlig beslutningsnøgle eller tilladelse fra generalforsamlingen. Efter bestyrelsens mening giver det heller ikke nogen ekstra sikkerhed og det er meget upraktisk, hvis der sker noget uhensigtsmæssigt på generalforsamlingen eller med bestyrelsesmedlemmerne. Her kan det være vanskeligt at få adgang til saldoen, hvis der opstår en situation, hvor der skal udføres akutte reparationer.
Der er ej heller muligt at få en højere rente ved indfrysning af indeståendet på en sådan konto. Her skal vi op på et meget højere beløb (kr. 500.000,-) og det har vi ikke.
Renten på foreningskonto hos vores bank er 0,25 % op til 49.999,- og 0 % over 50.000,- kr.
Hvis vi skal have en konto, hvor vi kun kan hæve med 2 underskrifter, koster det ekstra 1.000,- kr. pr. år.
Så indtil videre bliver det ikke ændret på vores driftskonto her. Det er pt. formanden og kassereren der har adgang til vores driftskonto.
Ad 5. Indkomne forslag:
Der er indkommet et forslag til at bestyrelsen opfordrer visse grundejere til at efterleve ordensreglementets her:
Punkt 8. - at vedligeholde græsarealer og træer foran egen grund.Punkt 9. - at holde fortov foran egen grund ryddet for sne i tidsrummet mellem kl. 7:00 og 22:00.Bestyrelsen har, ved grov misligholdelse, rent juridisk mulighed for at bringe forholdet i overensstemmelse med ordensreglementet på grundejerens regning. Generalforsamlingen har dog valgt at behandle dette forslag med en generel henvisning til foreningens ordensreglement, som kan ses på hjemmesiden her:
https://folboholm.dk/side4Denne opfordring udsendes hermed til alle grundejere i FFV – Husk at vedligeholde jeres fortov !Det, at en grundejer har valgt at udleje sit hus, fritager ikke denne for pligten til at efterleve ordensreglementet. Ansvar for vedligeholdelse og snerydning kan således ikke overdrages til lejer.
Ad 6. Bestyrelsen har foreslået at bevare kontingentet kr. 1000 kr. pr. enhed.
Bestyrelsens forslag til kontingent blev vedtaget af generalforsamlingen. Den årlige opkrævning er derfor vedlagt referatet. Husk, at der er betalingsfrist 30. april 2024.
Ad 7. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Budgettet 2024 med det, i punkt Ad 6, vedtagne kontingent kr. 1000,- fremviser et pænt budgetoverskud. Overskuddet her bliver overvejende henlagt til reparation af veje og fortove når den tid kommer. Dog går de kr. 600,- af kontingentet til Grundejerforeningen Foldboholm (GF) til vedligeholdelse af de grønne fællesarealer.
Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen. Budgettet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også her på denne hjemmeside.
Budgettet er derfor ikke vedlagt det omdelte referat men en udskrift udleveres gerne på opfordring.
Ad 8. Valg af bestyrelse:
Der var 2 bestyrelsesmedlemmer på valg. Jens Ernstpriis Kusk trådte ind i stedet for Lenette Schau medens Michael Winther blev genvalgt til bestyrelsen. Vi er således stadig 5 bestyrelsesmedlemmer iht. vedtægterne.
Ad 9. Valg af suppleanter:
Conny Hansen, Hyrdedalen 1 er fortsat 1.suppleant og Hanne Krogh Andersen, Hyrdedalen 3 blev på generalforsamlingen genvalgt som 2. suppleant.
Ad 10. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.
Ad 10. Valg af revisorsuppleant:
Der blev ikke valgt revisor suppleant.
Ad 11. Evt.:
På grund af en opfordring på forrige generalforsamling i 2023 blev der serveret noget smørrebrød i stedet for den sædvanlige forfriskning med øl, vand og kaffebord.
Under dette punkt havde vi en uformel debat om Folboholm området.
Referat godkendt den 20. april 2024.
Referent:
Lisbeth Jensen
Formand:
Holger E. Hansen
Konstituering pr. 17.03.2024 således:
Formand Holger Hansen.
Næstformand Michael Winther.
Kasserer Mette Runciman.
Medlem Mario Runciman.
Medlem Jens Ernstpriis Kusk
FFV Kontingent
Kære medlem i
Foreningen Folboholm Vest
8400 Ebeltoft
Vedr. kontingent kr. 1000,- (2024)
I henhold til grundejerforeningens vedtægter og med reference til vedlagte referat fra vor ordinære generalforsamling den 14. marts 2024 bedes det årlige kontingent for 2024 - kr. 1000, indbetalt /overført til:
Konto nr. 9360 – 0005933595 i Sparekassen Kronjylland senest den 30. april 2024.
Husk at skrive betaler adresse i meddelelsesfeltet.
Denne opkrævning er udsendt til alle grundejerne på Hyrdevænget, Hyrdedalen og Hyrdebakken, der pligtmæssigt er medlem af foreningen ifølge lokalplan 219.
På forhånd tak.
Med venlig hilsen
Holger E. Hansen, formand
Hyrdevænget 1
8400 Ebeltoft
Sker betalingen senere kan der pålægges et rykkergebyr på kr. 100. Rykkere og gebyrer fremsendes i henhold til rentelovens § 9 a og § 9 b.
