Referat fra den 14. ordinære generalforsamling 13. marts 2025. Generalforsamlingen blev afholdt i EFFI’s klublokale på Galgebakken 4 og blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 medlemmer:
Formand Holger E. Hansen, Hyrdevænget 1.
Næstformand Michael Winther, Hyrdevænget 12.
Kasserer Mette Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Mario Runciman, Hyrdevænget 7.
Medlem Jens Kusk, Hyrdedalen 13.
Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
4. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport/regnskab 2024.
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: Kontingent uændret 1000 kr./år.
7. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2025.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Mette og Mario Runciman - Hyrdevænget 7. Holger Hansen - Hyrdevænget 1.
9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. Conny Hansen, Hyrdedalen 1 (1.suppleant). Hanne Andersen, Hyrdedalen 3
(2.suppleant).
10. Valg af revisor (Lone Hansen), Hyrdevænget 14 - og revisor suppleant.
11. Eventuelt.
Ad Velkomst:
Holger Hansen bød på bestyrelsens vegne velkommen.
Ad 1. Valg af dirigent:
Lisbeth Jensen blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Så alle har haft den obligatoriske måneds varsel, der skal være ifølge vedtægterne.
Ad 2. Valg af referent:
Lisbeth Jensen, Hyrdevænget 1 blev foreslået og valgt som referent.
Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
Bestyrelsen redegjorde for årets hændelser samt resultater for vores forening således:
Aktiviteter 2024/2025 i FFV.2024 har været et år hvor der har været lidt flere aktiviteter end i et normalt forenings-år hvilket skyldes en del undersøgelser i forbindelse med klimatilpasning af parken samt undersøgelser af stiløsninger. Der var også en del aktivitet i forbindelse med kontraktfornyelsen mellem Ebeltoft Entreprenørforretning og den store Grundejerforening Folboholm (efterfølgende kaldet GF).
En væsentlig aktivitet er altid inddrivelsen af kontingentet. Det er som regel en proces der kræver rutine i debitorstyring, indblik i renteloven samt i elektroniske fakturaer. Alle har imidlertid betalt kontingentet kr. 1000,- per enhed for 2024 hvilket indbringer foreningen kr. 49000,- hvoraf vi har afleveret de kr. 29.400,- til den store forening GF til vedligeholdelsen af fællesområdet = delområde 5. Overskuddet anvendes dels til udlæg og driftsudgifter samt dels til opsparing til fremtidig asfaltarbejder. Dette fremgår også af regnskabet for 2024. Det er også muligt, gennem forslag og flertal på generalforsamlingen, at anvende overskuddet til andre formål i vores område men bestyrelsen har det overordnede mål at der skal være et indestående klar til finansiering af ny asfalt på vores 3 stikveje. Selvom det er den enkelte grundejers ansvar at vedligeholde vejbane ud for egen grund har FFV på grund af de høje anlægsudgifter på ny asfalt overtaget ansvaret for vedligeholdelsen på vores asfalt. Al øvrig vedligeholdelse af fortov, rendesten, græs og træer påhviler stadig den enkelte grundejer i henhold til privatvejsloven.
Vores økonomi er således sund og vi har også reserver til eventuelle kontingentstigninger i den store forening. Der har været lidt småopgaver i at underrette banken med diverse ID-oplysninger på grund af rolleændringer i foreningsbestyrelsen. Der er strenge lovkrav med ID for alle nye medlemmer for alle foreninger og især for folk med adgang til foreningskonti. Banken holder øje med foreninger på grund reglerne til forhindring af hvidvask og terror. Vi prøver derfor at holde alle disse ændringer på et minimum da banken skal underrettes og have dokumentation for hver ændring i bestyrelsen.
Jeg nævner de vigtigste aktiviteter kronologisk herefter:
Vi har foretaget en henvendelse til Sparekassen Kronjylland vedr. forrentning af indeståendet på vor foreningskonto.
Der blev på sidste generalforsamling i 24 udtrykt ønske om at gå tilbage til løsningen med 2 konti (1 driftskonto + 1 investeringskonto) mest til sikring af at indeståendet blev sikret og brugt efter hensigten. Der blev også udtrykt ønske om at en del indeståendet blev indefrosset mod at opnå en højere indskudsrente. Dagen efter generalforsamlingen blev Mik Steenfeldt, Direktør i Sparekassen Kronjylland i Ebeltoft kontaktet vedrørende emnet. En ekstra investeringskonto vil koste ekstra årligt gebyr på kr. 500,- og vil ikke give nogen særlig ekstra sikkerhed. Dog kan en evt. investeringskonto låses og efterfølgende kun låses op af en af en særlig beslutningsnøgle eller tilladelse fra generalforsamlingen. Efter bestyrelsens mening giver det heller ikke nogen ekstra sikkerhed og det er meget upraktisk, hvis der sker noget uhensigtsmæssigt på generalforsamlingen eller med bestyrelsesmedlemmerne. Her kan det være vanskeligt at få adgang til saldoen, hvis der opstår en situation, hvor der skal udføres akutte reparationer. Der er ej heller muligt at få en højere rente ved indfrysning af indeståendet på en sådan konto. Her skal vi op på et meget højere beløb (kr. 500.000,-) og det har vi ikke. Renten på foreningskonti hos vores bank er i praksis 0% og den kan ikke forhandles. Hvis vi skal have en konto, hvor vi kun kan hæve med 2 underskrifter, koster det ekstra 1.000,- kr. pr. år. Så indtil videre bliver det ikke ændret på vores driftskonto her. Det er pt. formanden og kassereren der har adgang til vores driftskonto.
Indberetning af store revner af gang og cykelsti parallelt med Folboholmvejen.Der er i 2020 indberettet revner i gang- / cykelsti parallelt med stamvejen Folboholm til Esfandyar Askari fra Syddjurs Kommunes afd. for mobilitet. Ifølge Askari ville de dengang besigtige cykelstien for skader og registrer den i prioriteringslisten over stierne. Samme forhold blev atter indberettet 2. november 2024 i ”Giv et praj” appen hvor der gennem de sidste 4 måneder står der Status ”Accepteret” uden yderligere forklaring. Så må vi jo så se om der sker noget i år.
Bestyrelsesmøde i GF vedr. klimatilpasning af vedligeholdelsesaftalen.I november 2024 holdt vi et bestyrelsesmøde i den store forening Grundejerforeningen Foldboholm (GF) hvor vi klimatilpassede den kommende 3-årige vedligeholdelsesaftale som stod til en fornyelse ved årsskiftet. På dette tidspunkt havde vi efter en henvendelse og en del korrespondance med Syddjurs kommunes jurister omring tolkningen af vores lokalplan 219 fået tilladelse til at reducere vedligeholdelse og græsklip i parken til 1 gang om efteråret. Vi kunne derefter med visse begrænsninger tilpasse kontrakten til det i foråret stillede forslag af Michael Benn Nielsen (Hyrdeledet) der netop foreslog en yderligere klimatilpasning af parken.
Valget af entreprenør skete ud fra 3 forespørgsler / tilbud hvor den billigste var den nuværende Ebeltoft Entreprenør Forretning.
Den klimatilpassede kontrakt for 2025-2027 blev underskrevet 31.12.2024.
Bestyrelsesmøde i FFV vedr. generalforsamling og økonomi.Der er den 4. februar 2025 afholdt vi et bestyrelsesmøde i egen Forening Folboholm Vest (FFV) hvor vi snakkede om kommende aktiviteter, gennemgik regnskab og budget, fastlagde året kontingent m.v.
Vi aftalte at vi skulle afklare om de 3 stikveje Hyrdevænget; Hyrdedalen og Hyrdebakken rent faktisk havde status som private fællesveje og at vi skulle stå for vedligeholdelsen af disse.
Det skulle afklares inden vi evt. skulle bruge penge på asfaltreparationer her.
Dette resulterede i henvendelse til Syddjurs Kommune vedr. kontrol af forpligtigelsen til vedligeholdelse af veje. Ingeniør David Jarkilde kunne her bekræfte at kommunalbestyrelsen, ifølge §15 i vejloven, havde bestemt at vejene var private fællesveje, hvor det er den enkelte grundejer, der har ansvaret for snerydning og vedligehold ud fra egen matrikel og indtil vejmidte.
1 forespørgsel + tilbud vedr. renovering af stier i parken for GFHar fået en forespørgsel fra en grundejer, der foreslår at vi gør noget ved tilgroningen af stemmelsstierne i Parken. Evt. at bruge af vores driftskonto til denne vedligeholdelse.
Vedligeholdelse af disse stier hører dog ikke under vores grundejerforening FFV som kun er ansvarlig for delområde 2 = Parcellerne. Stierne her er derimod den store forening GF’s ansvarsområde. Denne er ansvarlig for delområde 5 = Fællesarealet i lokalplan 219.
Det er derfor bestyrelsens holdning at vores forening FFV ikke skal gå ind og overtage udgiften til vedligeholdelsesarbejdet her. Jeg ved dog at GF i tidens løb har arbejdet med problemstillingen og lavet en del forespørgsler på udbedring af stierne. Belægningsudskiftning, Eddikebehandling, Varmskumbehandling m.v. Fælles på alle disse miljøvenlige løsninger er, at det er meget dyrt at genetablere de oprindelige stibredder og der er også ret høje løbende vedligeholdelsesudgifter for at bevare stibredderne. Da GF ingen penge har vil denne udgift medføre en årlig kontingentstigning i GF og dermed også i vores FFV kontingent. Idet jeg også sidder i bestyrelsen i den forening, har jeg viden om, at interessen for parken i de 3 andre foreninger er nærmest ikke eksisterende. Mange GF's medlemmer på den østlige side af Folboholmvejen ønsker yderligere at reducere i den nuværende omkostning til parkens vedligeholdelse. Jeg har yderligere indhentet tilbud på asfaltering af stierne som er så højt (kr. 202.000 + moms) at vi ej heller kan forvente flertal for dette forslag på GF’s generalforsamling i april. Bestyrelsen i GF er dog orienteret om tilbuddet.
Der er dog altid mulighed for at fremsende alternative forslag vedr. vedligeholdelse af disse til den store forening på dennes generalforsamling en gang i april. Et sådant forslag skal dog også indeholde en økonomisk redegørelse.
1 forespørgsel + tilbud vedr. asfaltering af 3 veje for FFV.Prisen for ny asfalt i fyld dybde 5 cm på Hyrdevænget, Hyrdedalen og Hyrdebakken ligger på 300-600 kr. pr m2. Der er ca. 1000 m2 i alt. Jeg har et gammelt tilbud, der lyder på 600.000.
Jeg fået et nyt tilbud fra Claus Pedersen fra NCC i Trige på et nyt slidlag i 2,5 cm dybde. Den samlede pris i tilbuddet er her kr. 333.000,- inkl. Moms.
Claus Petersen vurderede at vejene PT var OK og der stadig var 5-7 år hvor der ikke ville være behov for at gøre noget voldsomt. Dog ville restlevetiden ville blive yderligere forøget hvis vi inden for de næste 2 år fik gennemført noget revneforsegling.
Prisen for revneforseglingen vil koste kr. 15.000,-. Den gamle revneforsegling er 10 år gammel. Dette arbejde vil vi nok igangsætte i løbet af i år eller næste år da der er kommet en del nye revner fra tung trafik der vender på stikvejene og der er også kommet nye revner i den gamle revneforsegling.
Den vigtigste regel ved vedligeholdelse af veje er at man skal forhindre revner i asfalten hvor indtrængende vand kan trænge ind i sandpuden og skylle sandet her ud.
Svar til grundejer vedr. manglende vedligeholdelse af areal foran egen matrikel.Bestyrelsen i FFV henviser til Syddjurs Kommunes forskrift for vedligeholdelse af private fællesveje:
https://syddjurs.dkGrundejerne i FFV skal derfor følge Privatvejsloven, der officielt hedder: Lov om private fællesveje, lovbekendtgørelse nr. 1234 af 04/11-2015.
https://www.retsinformation.dkse især §79, §80, §81, §82 og §83.
Kort fortalt skal den enkelte grundejer klippe, vedligeholde, renholde og vinterbekæmpe i matriklens længde fra skel og ud til midten af vejen. I fald, der er en grundejer, der ikke overholder denne forpligtigelse, kan alle, der bruger vejen, klage over vedligeholdelsen til kommunen. Kommunen kan så pålægge grundejeren at udbedre forholdene. Alternativt kan kommunen vælge at udbedre for grundejerens regning.
Undtagelsen for ovennævnte er, at vores forening FFV, via budgetteret opsparing, sørger for vedligeholdelse af asfaltbelægning på vores 3 stikveje. Begrundelsen her er, at en ny belægning vil udgøre en væsentlig udgift for den enkelte grundejer på kr. 10000 - 18000 til den tid.
Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
Bestyrelsen gennemgik kort regnskabet for 2024 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for året. Generalforsamlingen kunne godkende regnskabet. Regnskabet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også på foreningens hjemmeside http://folboholm.dk/referat. Regnskabet er derfor ikke vedlagt dette referat men udskrift kan udleveres på opfordring.
Ad 5. Indkomne forslag:
Der er ikke indkommet forslag her:
Ad 6. Bestyrelsen har foreslået at bevare kontingentet kr. 1000 kr. pr. enhed.
Bestyrelsens forslag til kontingent blev vedtaget af generalforsamlingen. Den årlige opkrævning er derfor vedlagt referatet. Husk, at der er betalingsfrist 30. april 2025.
Ad 7. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Budgettet 2024 med det, i punkt Ad 6, vedtagne kontingent kr. 1000,- fremviser et pænt budgetoverskud. Overskuddet her bliver overvejende henlagt til reparation af veje og fortove når den tid kommer. Dog går de kr. 600,- af kontingentet til Grundejerforeningen Foldboholm (GF) til vedligeholdelse af de grønne fællesarealer.
Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen. Budgettet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også på foreningens hjemmeside http://folboholm.dk/referat
Budgettet er derfor ikke vedlagt dette referat men en udskrift udleveres gerne på opfordring.
Ad 8. Valg af bestyrelse:
Der var 3 bestyrelsesmedlemmer på valg. Mette og Mario Runciman og Holger Hansen blev genvalgt til bestyrelsen. Vi er således stadig 5 bestyrelsesmedlemmer iht. vedtægterne.
Ad 9. Valg af suppleanter:
Conny Hansen, Hyrdedalen 1 blev genvalgt som 1.suppleant og Hanne Krogh Andersen, Hyrdedalen 3 blev på generalforsamlingen genvalgt som 2. suppleant.
Ad 10. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.
Ad 10. Valg af revisorsuppleant:
Der blev ikke valgt revisor suppleant.
Ad 11. Evt.:
Under dette punkt blev der serveret noget smørrebrød med øl, vand.
Her havde vi en uformel debat om Folboholm området og omkring vedligeholdelsen af vores 3 stikveje.
Referat godkendt den 19. marts 2025.
Referent: Lisbeth Jensen
Formand Holger E. Hansen
Konstituering pr. 14.03.2025 således:
Formand Holger Hansen.
Næstformand Michael Winther.
Kasserer Mette Runciman.
Medlem Mario Runciman.
Medlem Jens Ernstpriis Kusk
