Generalforsamling / Referat
 
 
 
Hent regnskab
for 2017 her:

Klik på ikonet
 
 
 
 
 
Hent budget
for 2018 her:
Klik på ikonet
 
 
 

Referat

Referat fra den 7. ordinære generalforsamling med valg af bestyrelse samt behandling af indkomne forslag tirsdag d. 13. marts 2018 på Hyrdevænget 13 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Klaus Maarslet Pedersen (KMP), Hyrdebakken 7.

Næstformand Michael Winther (MW), Hyrdevænget 12.

Kasserer Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.

Medlem Lenette Schau (LC), Hyrdevænget 3

Medlem Holger E. Hansen (HEH), Hyrdevænget 1.
 

Dagsorden:

Velkomst

1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år. Klaus Maarslet Pedersen (KMP).
4. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport/regnskab 2017 v. Niels Iver Møller (NIM).
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: Kontingent uændret 1000 kr./år.
7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF) ved FFV’s repræsentant Holger E. Hansen (HEH).
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2018 og årskontingent v. Niels Iver Møller (NIM).
9. Valg af et bestyrelsesmedlem. Holger E. Hansen (HEH) er på valg. HEH er villig til genvalg. Niels Iver Møller (NIM) ønsker at udtræde. MW, KMP og LC er ikke på valg.
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.Ruth Bach genopstiller ikke. Mette Gammelgård har accepteret et genvalg.
11. Valg af revisor.
12. Valg af revisor suppleant.
13. Eventuelt
 
Ad Velkomst:
KMP bød på bestyrelsens vegne velkommen.

Ad 1. Valg af dirigent:
NIM blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt og at alle stillede forslag (1 stk.) var indleveret rettidigt.

Ad 2. Valg af referent:
HEH blev foreslået og valgt som referent.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
KMP redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

2017 har igen været et stille år uden de store hændelser og problemer. Der har kun været behov for afholdelse af et bestyrelsesmøde i februar 2018.Driften herunder økonomi, kontingenter, forsikringer m.v. kører planmæssigt.

En del af kontingentet går til at modgå de kommende udgifter, der vil komme i fremtiden til reparation af veje og fortove. Denne opsparing fortsætter idet bestyrelsen budgetterer med uændret kontingent kr. 1000,- i 2018.Der er talt om etablering af en budgetpost for hel eller delvis øremærkning af årets resultat (budgetoverskud) til fremtidig vejvedligeholdelse. Beslutningen lægges over til den nye bestyrelse efter generalforsamlingen.

Der har i årets løb været arbejdet med bestyrelsesmedlemmernes ansvar i forbindelse med ulykker på glatte veje pga. mangelfuld snerydning. Selvom bestyrelsen ikke kan påtage sig ansvaret for snerydning og ulykker vil bestyrelsen dog fortsætte sin nuværende service med at rekvirere snerydning efter voldsomme snemængder, hvor håndrydning samt udkørsel på stikvejene ikke er muligt. I disse tilfælde vil bestyrelsen sigte efter efter at bringe snerydningen i overensstemmelse med kommunens vinterregulativ for klasse 4 veje. Bestyrelsen havde i løbet af året overvejet muligheden for at lave aftale med kommunen om at rydde vore 3 veje i henhold til vinterregulativet. Imidlertid er det ikke længere muligt at få kommunen til at udføre arbejdet. Tidligere praksis, hvor kommunen på enkelte veje har udført arbejdet, er således ophævet. Vi kan fremover kun lave aftaler eller udkald med private firmaer der udfører snerydning. I beløbet til snerydning i budgettet 2018 skulle der være økonomisk plads til et par af sådanne udkald.

Det er dog uanset evt. aftaler eller bestyrelsens udkald til lokale vognmænd altid den enkelte grundejer, der har ansvaret for overholdelse af kommunens snerydnings regulativ samt for sikker færdsel på tilstødende fortov og vej.Bestyrelsen henviser således fortsat til kommunens regler for private fællesveje veje her:

https://www.syddjurs.dk/borger/veje-og-trafik/vinterberedskab/private-grundejers-ansvar

Rafn og Søn har i sin tid foranlediget udbetaling af for meget betalt ejendomsskat i slutningen af 2015 til de 28 af 33 enheder, der er i kvarteret. Samtidig fik vi sat i udsigt at advokatfirmaet Adduco ville fortsætte med at undersøge om der var begrundelse for at tilbagebetale et yderligere beløb for perioden 2005 - 2008. Sagsbehandlingstiden ville være 1 – 2 år fra 2015. Skat har i et brev oplyst i at Adduco nu har opgivet sagen uden at begrunde det nærmere.

Stien i parken er ved at gro til med græs. Bestyrelsen har henvendt sig til den ansvarlige grundejerforening GF herom. GF har indhentet 2 tilbud omkring reparation af denne. Der bliver på dennes generalforsamling den 18. april 2018 mulighed for at stemme for en miljøvenlig udbedring eller en billigere alternativ løsning med sprøjtning.

Trappen i fredskoven,der forbinder Folbolmstien med Strandgårdshøj, er sunket i nordsiden og skal på et tidspunkt rettes op. Bestyrelsen har bedt foreningen GF om at undersøge, hvem der har vedligeholdelsespligten her. GF har stillet spørgsmålet videre til kommunen som i et skriftligt svar har bekræftet at ansvaret for trappens vedligeholdelse ligger hos kommunen.
 
Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
NIM gennemgik regnskabet for 2017 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for året. Det fremgik af regnskabet, at der var en kassebeholdning på kr. 101.635,19 delvist på grund af sparede udgifter til snerydning. Det har på grund af den forholdsvis snefattige vinter ikke været nødvendigt med udkald for rydning på stikvejene. Efter kassererens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen. Regnskabet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også på foreningens hjemmeside http://folboholm.dk
 
Ad 5. Indkomne forslag:
Bestyrelsen ved Michael Winter (MW) havde stillet forslag til at rejse en shelter på ”engen” Efter en overordnet kort præsentation af forslaget og del efterfølgende debat blev forslaget vedtaget som et skitseprojekt. Den endelige placering, udformning, anvendelse samt finansiering bliver først fastlagt når de nødvendige tilladelser og fondsmidler er indhentet. HEH har orienteret / forespurgt ved GF om dette forslag. GF’s bestyrelse havde ingen indvendinger i fald forslaget ikke medfører ekstra omkostninger for denne. For en ordens skyld stiller MW forslag om arealbenyttelse til GF-generalforsamlingen i April. Kommunen står som ejer af matriklen og skal således også spørges herom.
 
Ad 6. Bestyrelsen har foreslået at bevare kontingentet kr. 1000 kr. pr. enhed.
Bestyrelsens forslag til kontingent blev vedtaget af generalforsamlingen.

Ad 7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF)
Medlem HEH berettede som FFV’s repræsentant i GF om mange af årets aktiviteter her. Der er afholdt 2 bestyrelsesmøder i GF, der gik meget på at lave en opdateret kravspecifikation omkring vedligeholdelsen af de grønne arealer. Der er efterfølgende udført en budrunde inkl. møder med områdegennemgang med 3 entreprenører. HEH oplyste at der er skrevet kontrakt for 2018 med Kirkegaards Gartnerservice som afløser Plæneservice/Vognstrup idet Kirkegaards var billigst.

HEH har kontaktet Ingelise Ravn v. Syddjurs Kommune og fået oplyst at det er kommunen, der står for vedligeholdelse af trapper jævnfør gældende praksis. Snerydning, vedligeholdelse og renovering af trappen i Ad. 3 er derfor indtil videre indstillet.

GF har holdt et møde og har fået en overslagspris fra Kirkegårds vedr. renovering af tilgroede stier i parken. Det vil tage en uge for 2 mand hvis græsrødderne skal fjernes uden roundup.

Derudover kan henvises til formandens beretning på GF’s kommende generalforsamling i april 2018.

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.

Ved fremlæggelse af budgettet 2018 med det i punkt Ad 6 vedtagne kontingent kr. 1000,-, hvoraf kr. 550,- af beløbet går til Grundejerforeningen Foldboholm (GF), kunne der konstateres et forventet budgetresultat på kr. 20.128,88. Dette beløb bliver overvejende henlagt til reparation af veje og fortove når den tid kommer. Der er i dag ingen tvivl om at vejene er vores ansvar.

Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen. Budgettet er tidligere udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen men fremgår også på foreningens hjemmeside http://folboholm.dk

Ad 9. Valg af bestyrelse:
HEH blev genvalgt til bestyrelsen for de næste 2 år ifølge vedtægterne. Suppleant Ruth Bach og kasserer Niels Iver Møller planlægger at fraflytte og ønsker af praktiske og vedtægtsmæssige årsager ikke at fortsætte i bestyrelsen. Der blev ikke valgt en afløser for NIM. Bestyrelsen er således reduceret til 4 medlemmer. Fremmødte i generalforsamlingen takkede NIM for hans mangeårige arbejdsindsats også som formand i bestyrelsen. NIM har en stor del af æren for foreningens vellykkede etablering og dannelse i 2010 og har ligeledes bidraget til at vore møder blev både konstruktive og hyggelige. Vi har i årene nydt godt af det store personlige og faglige engagement som NIM besidder og ønskede både Ruth og Niels Iver held og lykke i den planlagte hjemvendelse til Ry-området.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen. Mette har accepteret valget.

Ruth Bach, Hyrdevænget 13, planlægger fraflytning og ønsker derfor ikke genvalg. Der er ikke valgt en afløser.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.

Ad 12. Valg af revisorsuppleant:
Der blev ikke valgt revisor suppleant.

Ad 13. Evt.:
Under dette punkt blev der informeret om opdateret status for nabogrunden Galgebakken 11:

Uniq huse har købt grunden af Syddjurs Kommune og der er derfor vedtaget en lokalplan 411 for området med det formål at bygge 16 boliger i 2 etager på grunden. Man kan læse mere på Kommunens hjemmeside åben indsigt. Der kan søges med søgeord som ”Galgebakken, Lokalplan 411 eller sag nr.  17/26800”.

Da grunden ligger op til sydskellet lokalplan 219’s delområde 2 (= FFV’s delområde) blev bestyrelsen og naboer orienteret om detaljerne i projektet på et nabomøde. Her gav de kraftige ændringer i områdets karakter anledning til bekymring hos flere grundejere. Især blev der på mødet udtrykt bekymring for den store bygningsmasse med 16 boliger på et lille område 6000m2 tæt på skel med indblik i folks haver / privatliv for villaerne Hyrdevænget 1-3-5-7-9-11-13 samt villaen Galgebakken 9.

Syddjurs Kommune afholdt et borgermøde 9. maj 2017 på rådhuset med stor deltagelse fra området hvor 5 indsigelsespunkter underskrevet af 30 borgere blev overleveret.

Desværre blev der på trods af en politisk indsats i samarbejde med byrådsmedlem Anders Peter Rasmussen (A) ikke ændret noget i lokalplanen. Vi er dog blevet hørt af byrådet og bestyrelsen vil herefter overvåge byggeprocessen samt overholdelsen af byggeregler og lokalplan. Ved overtrædelse vil der være der mulighed for at klage til Statsforvaltningen.

Konstituering:
Konstitueringen sker på et møde umiddelbart efter generalforsamlingen:


Referat godkendt den 30. marts 2018.

Formand:
Klaus Mårslet Pedersen
 
Referent:
Holger Hansen
 
Foreningen Folboholm Vest | CVR: 33099231 | Hyrdevænget 1, 8400 Ebeltoft - DK