Generalforsamling / Gamle referater

Gamle referater

2016

Referat fra den 5. ordinære generalforsamling med valg af bestyrelse samt behandling af indkomne forslag torsdag d. 10. marts 2016 på Hyrdevænget 13 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.
Næstformand Henrik Hansen (HH), Hyrdevænget 14.
Kasserer Klaus Maarslet Pedersen (KMP), Hyrdebakken 3.
Medlem Michael Winther (MW), Hyrdevænget 12
Medlem Holger E. Hansen (HEH), Hyrdevænget 1.
Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år. Niels Iver Møller (NIM).
4. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport/regnskab 2015 v. Klaus Maarslet Pedersen (KMP)
5. Indkomne forslag
6. Bestyrelsens forslag: Kontingent forhøjelse til 1000 kr./år i forbindelse med overdragelsen af fremtidig vedligeholdelse af stikvejene Hyrdevænget, Hyrdedalen og Hyrdebakken til grundejerne
7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF) ved FFV’s repræsentant Henrik Hansen (HH).
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2016 og årskontingent v. Klaus Maarslet Pedersen (KMP).
9. Valg af et bestyrelsesmedlem. Holger Hansen (HEH) og Niels Iver Møller (NIM) er på valg.
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
11. Valg af revisor.
12. Valg af revisor suppleant.
13. Eventuelt
Ad Velkomst:
NIM bød på bestyrelsens vegne velkommen.
Ad 1. Valg af dirigent:
HH blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Ad 2. Valg af referent:
HEH blev foreslået og valgt som referent.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
NIM redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

2015 har igen været et stille år. Vi har afholdt 2 bestyrelsesmøder et i september og et i januar 2016. Ved sidste generalforsamling havde bestyrelsen ønsket at hæve kontingentet til at modgå de kommende udgifter, der vil komme i fremtiden til reparation af veje og fortove. Generalforsamlingen besluttede at bevare det tidligere kontingent på 800 kr. Desuden var der tvivl om sikring af bestyrelsesmedlemmernes ansvar i forbindelse med ulykker på glatte veje pga. mangelfuld snerydning. Dette emne er fortsat uafklaret. Når bestyrelsen har vedtaget, at der først skal ryddes sne når der ligger mere end 10 cm er det ikke i overensstemmelse med kommunens snerydnings regulativ. Det kan betyde at bestyrelsen i yderste konsekvens kan pådrage sig ansvaret for erstatning i tilfælde af ulykke. Det er ikke muligt at tegne en forsikring på dette grundlag. Enten må vi bringe snerydningen i overensstemmelse med kommunens regulativ og det vil betyde en betydelig forøgelse af udgifterne til snerydning eller også kunne vi opsætte et skilt ved vejene hvor man gør opmærksom på at der ikke bliver ryddet sne på vejene, men kun på fortove og at færdsel derfor er på eget ansvar. En mulighed er det Det er et emne den kommende bestyrelse må arbejde videre med. ** og ***
Bestyrelsen har igen foreslået at hæve kontingentet, men denne gang til 1000 kr. pr. enhed. Det er stadig begrundet i at henlægge et beløb til reparation af veje og fortove når den tid kommer. Der er i dag ingen tvivl om at vejene er vores ansvar. Bestyrelsen har fået forelagt en beregning på, at det vil koste ca. 300.000 kr. at lægge nyt asfalt på vejene. I oktober foretog kommunen revneforsegling af asfaltvejene. * Derefter skønner man at vejene kan holde 10 – 30 år.
Langtidsparkering har igen været oppe at vende. En beboer havde parkeret en større lastbil i strid med ordensreglementet samt kommunalbekendtgørelsen. Efter en mundtlig orientering blev forholdet løst i mindelighed. Ligeledes har bestyrelsen håndhævet hegnsloven, hvor en ulovligt opført betonvæg på fællesarealet blev krævet fjernet.
Der blev opsat nabohjælper skilt på Hyrdevænget i foråret 2015. Denne indbrudsforebyggelse har nu fungeret udmærket de sidste 3 år på Hyrdevænget. Bestyrelsen har anskaffet 2 standere mere til opsætning på de to andre veje. Vi har også skiltene. Nu mangler vi blot at flere tager initiativ til at være med på Nabohjælp. På Hyrdedalen mener vi der er 4 nabohjælpere, men ingen på Hyrdebakken. Når tilslutningen bliver større vil vi opsætte skiltene.
Uniq huse har købt produktionsskolen, Galgebakken nr. 11, som er nabo til en del af parcelhusgrundene på Hyrdevænget. Det har skabt en del bekymring for hvilke konsekvenser det vil få. Bestyrelsen har fremskaffet oplysninger om planerne. Vi har set tegninger af en bebyggelse med 16 enheder i op til 8 meters højde. Køber har derfor ansøgt Kommunen om at lave en ny lokalplan for området. Bestyrelsen har til hensigt at følge sagen nøje og evt. gøre behørig indsigelse.
Vi har med glæde konstateret at Rafn og søn har formået at få skat til at tilbagebetale beboerne i kvarteret den for meget opkrævede ejendomsskat. Det har betydet at vi har fået tilbagebetalt et beløb der varierer meget, men ligger mellem 15.000 og 25.000 kr. for årerne 2010 til 2015. Deraf skal der betales honorar til Rafn og søn på 48% + moms. Derudover vil vi modtage et nedslag i ejendomsskatten på mellem 1500 og 2500 kr. årligt til omkring 2030. Desuden er det muligt at firmaet Adduco kan øge dette beløb yderligere for årene før 2010.
Bestyrelsen har til hensigt at fjerne stropper og pæle fra træerne på vore veje.
I forhold til GF har der ikke været emner vi skulle tage stilling til. Vi betaler 500 kr. til GF pr enhed for at få engen græsslået og for at vinterrydde stierne og salte trappen til Strandgårdshøj. Vi ved der har været møde med Ole Vognstrup, men kender ikke resultatet.
Dette var ordene.

Generalforsamlingens kommentarer til beretningen:
*Beretningens punkt omkring snerydningsansvaret blev grundigt kommenteret og flere muligheder blev diskuteret. En mulighed var at vi betaler kommunen for at rydde vejene i henhold til vinterregulativet for klasse 4 veje. Generalforsamlingen henstillede til den kommende bestyrelse at undersøge mulighederne nærmere her. Indtil videre er det dog stadig den enkelte grundejers ansvar at komme ud med sneskovlen og glatførebekæmpe egne fortove og vejstykke ud for egen grund. Beløbet til snerydning i budgettet 2016 er afsat i tilfælde af ekstreme sne mængder, hvor det ikke er muligt at håndrydde. Forespurgt kommunen om de har haft erstatningssager med det gældende vinterregulativ. Det har ikke været tilfældet de sidste 15 år.
**Revneforseglingen holder ikke enkelte steder. Generalforsamlingen ønskede at der blev reklameret men foreslog at vente et par måneder i tilfælde der skulle dukke yderligere fejl op.
*** Der har været rettet henvendelse til Tryg vedr. forsikring. Selskabet har fremsendt en begæring, som evt. skal udfyldes.
****Generalforsamlingen udtrykte stor bekymring over den kommende bebyggelse af 16/19 boliger tæt på syd skellet på grund af den store byggeprocent og byggehøjde så tæt på vort parcelhuskvarter, der er underlagt den langt mere restriktive lokalplan 219.

Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
KMP gennemgik regnskabet for 2015 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for 2015. Der var dog et par forsinkede indbetalinger hvilket medfører et rykkergebyr til de pågældende. Det fremgik af regnskabet, at der var en kassebeholdning på kr. 60.164,92 bl.a. på grund af sparede udgifter til snerydning. Det har på grund af den milde og snefattige vinter ikke været nødvendigt med udkald for rydning på stikvejene. Efter kassererens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen.

Ad 5. Indkomne forslag:
Der var ikke indsendt forslag til generalforsamlingen:

 Ad 6. Bestyrelsens forslag til kontingentforhøjelse til 1000 kr./år i forbindelse med Kommunens overdragelse af fremtidig vedligeholdelse af Hyrdevænget, Hyrdedalen og Hyrdebakken til grundejerne blev vedtaget af generalforsamlingen.

Ad 7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF)
Næstformand HH berettede som FFV’s repræsentant i GF om mange af årets aktiviteter her. Der refereres ikke under dette punkt. I stedet henvises til GF’s kommende generalforsamling i april 2016. Generalforsamlingen ønskede et mere uddybet regnskab fra GF

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Ved fremlæggelse af budgettet 2016 blev det årlige kontingent fastlagt til kr. 1000,-. Altså kr. 200,- mere end sidste år. Ca. 500,- af beløbet går til GF. Budgettet med det forhøjede årskontingentet for 2016 blev godkendt af generalforsamlingen.

Ad 9. Valg af bestyrelse:
HEH og NIM blev genvalgt til bestyrelsen for de næste 2 år ifølge vedtægterne. NIM ønskede af personlige årsager ikke at fortsætte som formand men ville gerne fortsætte arbejdet i bestyrelsen.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen.
Ruth Bach, Hyrdevænget 13, blev genvalgt som 2. suppleant til bestyrelsen.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.

Ad 12. Valg af revisorsuppleant:
Poul Erik Bøttern, Hyrdedalen 9 blev valgt som revisor suppleant.

Ad 13. Evt.:
På generalforsamlingen var der ikke nogen indsigelser mod at opbygge en buffer til fremtidige udgifter. Niels Iver Møller takkede på bestyrelsens vegne for valget i god ro og orden og benyttede lejligheden til at pointere at bestyrelsen altid vil arbejde for, at vi alle føler, at vi bor et attraktivt område med det bedst mulige naboskab.

Konstituering:
Konstitueringen fandt sted på møde umiddelbart efter generalforsamlingen samme dag således:
Formand Klaus Mårslet Pedersen (KMP).
Næstformand Henrik Hansen (HH).
Kasserer Niels Iver Møller (NIM).
Medlem Michael Winther (MW).
Medlem Holger Hansen (HEH).

Referat godkendt den 9. april 2016.

Formand: Klaus Mårslet Pedersen

Referent: Holger Hansen

2015

Referat fra den 4. ordinære generalforsamling med valg af bestyrelse samt behandling af indkomne forslag tirsdag d. 17. marts 2015 på Hyrdevænget 13 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.
Næstformand Henrik Hansen (HH), Hyrdevænget 14..
Kasserer Mette Runciman (MR), Hyrdevænget 7. (Fraflyttet)
Medlem Klaus Mårslet Pedersen (KMP), Hyrdebakken 3
Medlem Holger E. Hansen (HEH), Hyrdevænget 1.

Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år. Niels Iver Møller (NIM).
4. Forelæggelse af årsrapport/regnskab 2014 v. Klaus Maarslet Pedersen (KMP) på vegne af fraflyttet Kasserer Mette Runciman.
5. Indkomne forslag:
a. Kontingent forhøjelse til 900 kr. /år i forbindelse med kollektiv snerydning af fortove.
b. Vedtægtsændring vedr. kontingentindrivelse.
c. Etablering af Petanque bane.
6. Bestyrelsens forslag: Muldvarpebekæmpelse ved Niels Iver Møller (NIM).
7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF) ved FFV’s repræsentant Henrik Hansen (HH).
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget 2015 og årskontingent v. Klaus Maarslet Pedersen (KMP) på vegne af fraflyttet Kasserer Mette Runciman.
9. Valg af et bestyrelsesmedlem.
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
11. Valg af revisor.
12. Valg af revisor suppleant.
13. Eventuelt

Ad Velkomst:
NIM bød på bestyrelsens vegne velkommen.

Ad 1. Valg af dirigent:
HH blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Ad 2. Valg af referent:
HEH blev foreslået og valgt som referent.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
NIM redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

Formandens beretning til den 4. ordinære generalforsamling i FFV for 2014 d. 17. marts 2015:
2014 har igen været et stille år. Der har ikke været de store udfordringer eller problemer. Det tager bestyrelsen som et udtryk for, at der er tilfredshed med den måde bestyrelsen har udført sit arbejde på. Der har været afholdt 2 møder i bestyrelsen.
Et af de emner vi har diskuteret er om foreningen skal have en erhvervsansvarsforsikring. Der har været rejst tvivl om bestyrelsesmedlemmer kan holdes ansvarlige for evt. skader i forbindelse med bestyrelsens virke, som ikke er dækket af personlige forsikringer. Vi har holdt møde med Top Danmark d. 11/3. Vi blev enige om, at det er en god ide med en erhvervsansvarsforsikring til dækning af bestyrelsesmedlemmers ansvar. Top DK skal have 1850 kr. Tryg skal have 723 kr.
Nabohjælp er en succes. 12 af 14 beboere på Hyrdevænget er med. For få dage siden lykkedes det os at skaffe 4 gratis nabohjælper skilte. Vi kan kun anvende 2. Vi skal i aften tage stilling til, hvad vi gør med de to andre. Skal vi spørge beboerne på de andre veje? Vi opfordrer de andre 2 veje til at tage initiativ til lignende foranstaltninger til indbrudsforebyggelse. Det er også med til at styrke naboskabet og sammenholdet på vejen.
Rafn og søn: Skat har udsendt en foreløbig afgørelse. Vi ved endnu ikke om Rafn og søn vil påklage afgørelsen.
Fjernvarme: Vi har indsamlet oplysninger om fjernvarmeforbrug og opdaget at flere betaler strafgebyr til Fjernvarmeværket – såkaldt afkølingsbidrag. Det viser sig at de af os der bor længst ude på forsyningsnettet, har den laveste fremføringstemperatur på fjernvarmevandet. Det betyder at muligheden for at opnå en afkøling på mindst 30 grader er vanskelig. Vi har haft besøg af VVS folk med særlig kendskab til dette problem. Disse fandt, at der var fejl i vore egne anlæg. Vi har klaget til Fjernvarmeværkets bestyrelse vedrørende lav fremføringstemperatur. Svar: ”Varmeværket har hævet temperaturen i gadeledningsnettet og hævet differencetrykket i nettet i sommerhalvåret”. Nu skal det blive interessant at se om det skaber den ønskede ændring. Hvis der er beboere der stadig bliver opkrævet afkølingsbidrag, hører bestyrelsen gerne herom.
Mette Runciman har forladt bestyrelsen. Vi har derfor behov for at vælge et nyt bestyrelsesmedlem. Vi takker hende for hendes omhyggelige arbejdsindsats.

Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
KMP gennemgik regnskabet for 2014 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for 2014. Der var dog et par forsinkede indbetalinger hvilket medfører et rykkergebyr til de pågældende. Det fremgik af regnskabet, at der var en kassebeholdning på kr. 45.652,11 bl.a. på grund af sparede udgifter til snerydning. Det har på grund af den milde og snefattige vinter ikke været nødvendigt med udkald for rydning på stikvejene. Efter kassererens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen.

Ad 5. Indkomne forslag:
Der var indsendt 3 forslag til generalforsamlingen:

a. Kontingent forhøjelse til 900 kr. /år i forbindelse med kollektiv snerydning af fortove. Forslaget gik tilbage til bestyrelsen til behandling til næste vintersæson grund af manglende afklaring af ansvar i forbindelse med ulykker som følge af manglende snerydning. Forslaget til kontingentforhøjelse bortfaldt herefter. Det var generalforsamlingens holdning at vinterrydningen foran egen grund som hidtil er enkelte grundejers ansvar.

b. Vedtægtsændring vedr. kontingentinddrivelse på grund af et par dårlige betalere som først havde betalt kontingent efter flere rykkere. Disse har dog ikke betalt det påkrævede rykkergebyr på kr. 100. Der var til generalforsamlingen ikke udformet en konkret formulering til en evt. vedtægtsændring. Generalforsamlingen mente ikke at der var behov for en vedtægtsændring idet der i de nuværende vedtægter allerede er tilstrækkelige sanktionsmuligheder, der i de konkrete tilfælde ikke har været fuldt udnyttet herunder akkumuleret rykkergebyr op til kr. 400,- med efterfølgende overdragelse til nem inkasso. Generalforsamlingen pålagde at restancer og rykkergebyrer fremover i højere grad blev inddrevet efter reglerne i vedtægtens § 5.7 samt efter rentelovens § 9a og § 9b.

c. Etablering af Petanque bane. Generalforsamlingen vedtog enstemmigt at forslaget sendes i nabohøring og behandles på fællesforeningen GF’s generalforsamling da banen evt. skal etableres på fællesarealet.

Ad 6. Bestyrelsens forslag: Muldvarpebekæmpelse ved Niels Iver Møller (NIM).Der er et par grundejere der har del problemer med muldvarpe. Der er ingen umiddelbar kendt løsning. Gift vil kun hjælpe i 3-4 måneder. Forslaget bortfaldt.

Ad 7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF)
Næstformand HH berettede som FFV’s repræsentant i GF om mange af årets aktiviteter her. Der har været 2 møder i GF i perioden.
Der refereres ikke under dette punkt. I stedet henvises til GF’s generalforsamling torsdag den 23. april 2015. Generalforsamlingen ønskede et uddybet regnskab fra GF og FFV’s repræsentant vil stille kritiske spørgsmål hertil på GF’s generalforsamling.

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Ved fremlæggelse af budgettet 2015 blev det årlige kontingent fastlagt til kr. 800,-. Altså det samme som sidste år. Efter yderligere en lille uddybning af hvor meget af beløbet der går til GF (= 500,-) blev budgettet samt årskontingentet for 2015 godkendt af generalforsamlingen.

Ad 9. Valg af bestyrelse:
HH (Henrik Hansen) og KMP (Klaus Mårslet Pedersen), blev genvalgt til bestyrelsen for de næste 2 år ifølge vedtægterne. Michael Winther, Hyrdevænget 12 blev valgt ind som nyt medlem i bestyrelsen.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen.
Ruth Bach, Hyrdevænget 13, blev genvalgt som 2. suppleant til bestyrelsen.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.

Ad 12. Valg af revisorsuppleant:
Sune Heilberg, Hyrdevænget 7 blev valgt som revisor suppleant.

Ad 13. Evt.:
På generalforsamlingen var der ikke nogen indsigelser mod at opbygge en buffer til fremtidige udgifter. Niels Iver Møller takkede på bestyrelsens vegne for valget i god ro og orden og benyttede lejligheden til at pointere at bestyrelsen altid vil arbejde for, at vi alle føler, at vi bor et attraktivt område med det bedst mulige naboskab.

Konstituering:
Konstitueringen fandt sted på møde umiddelbart efter generalforsamlingen samme dag således:
Formand Niels Iver Møller (NIM).
Næstformand Henrik Hansen (HH).
Kasserer Klaus Mårslet Pedersen (KMP).
Medlem Michael Winther (MW).
Medlem Holger Hansen (HEH).

Referat godkendt den 23. april 2015.

Formand:
Niels Iver Møller

Referent:
Holger Hansen

2014

Referat fra den 3. ordinære generalforsamling for valg af bestyrelse tirsdag d. 11. marts 2014 i EFFI’s klubhus på Galgebakken 4 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.
Fung. næstformand Mette Gammelgård (MG), Hyrdedalen 6.
Kasserer Mette Runciman (MR), Hyrdevænget 5.
Fung. medlem Bente Egede (BE), Hyrdedalen 3
Medlem Holger Hansen (HH), Hyrdevænget 1.

Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år. Niels Iver Møller (NIM).
4. Godkendelse af årsrapport/regnskab. (MR).
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: indbrudsforebyggelse/nabohjælp (NIM).
7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF). (NIM).
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent (MR).
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer: (HH, MG og NIM er på valg. MG og BE ønsker ikke genvalg til bestyrelsen).
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. (MG og Ruth Bach (RB))
11. Valg af revisor. (Lone Hansen (LH)).
12. Valg af revisor suppleant. (Mario Runciman).
13. Eventuelt

Ad Velkomst:
Niels Iver Møller bød på bestyrelsens vegne velkommen.

Ad 1. Valg af dirigent:
Henrik Hansen blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Ad 2. Valg af referent:
HH blev foreslået og valgt som referent.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
NIM redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

Formandens beretning til 3. ordinære generalforsamling d. 11. marts 2013:
2013 har været et stille år. Der har været afholdt 4 bestyrelsesmøder. Ved det konstituerende møde få dage efter generalforsamlingen blev Mette Runciman valgt som kasserer, Torben Dam Larsen blev valgt som næstformand og undertegnede som formand.

Bestyrelsen havde i foråret 2012 møde med firmaet Rafn og Søn med henblik på at få noget af ejendomsskatten tilbage fra kommunen. Af de 33 parcelhusejere skrev 28 under på at deltage. Firmaet oplyser d. 22. februar 2013, at sagen skred planmæssigt frem. Vurderingsmyndighederne gennemgår p.t. materialet. Hvis vi/beboerne modtager breve fra Skat i forbindelse med sagsforløbet, skal vi intet gøre da Rafn og Søn også modtager relevant materiale fra Skat. FFV har modtaget brev fra Rafn og søn i september 2013, hvor firmaet oplyser at ekspeditionstiden er stigende. Hvis nogle beboere modtager korrektion af ejendomsskatter fra kommunen beder Rafn og søn om at se brevene.
Påtænker man salg gør firmaet opmærksom på 2 forhold: 1. Hvis en del af kontrakten ikke overdrages til køber, vil sælger alene skulle betale honoraret til Rafn og søn, selv om køber reelt får en del af ejendommens besparelser. 2. Hvis ejendomsmægleren ikke er bekendt med det forventede resultat af kontrakten (en reduceret årlig ejendomsskat), vil salgsprisen for ejendommen blive sat for lavt (i størrelsesordenen 25.000 – 100.000 kr.). Det er derfor vigtigt at grundejeren kontakter Rafn og søn inden huset sættes til salg.

Ved generalforsamlingen sidste år orienterede bestyrelsen om Nabohjælp. Beboerne på Hyrdevænget har i løbet af året oprettet selvstændige aftaler med Nabohjælp. D. 6/2 – 2014 afholdt Hyrdevænget et fælles møde, hvor der var opbakning til at inddrage så mange som muligt fra vejen. Det er foreløbig endt med at 12 af 14 er med. Vi opfordrede de 2 andre veje til at gøre noget tilsvarende og vi bidrager gerne med råd og vejledning.

I forbindelse med Torbens udtrædelse af FFV´s bestyrelse redegjorde han for de aftaler han har forhandlet med kommunen. Drænledningen er kommunens ansvar. Det er således kommunen der rekvirerer slamsluger og betaler. Der kan lige tilføjes at drænledningen er blevet spulet så sent som d. 13. december 2013. Efter noget tovtrækkeri og forhandlinger med kommunen er der givet accept på at foretage revneforsegling af vejene. Derimod bliver cykelstien ved Dråbyvejen GFs opgave. Dette inkluderer også vintervedligeholdelse. Efter opfordring fra Ole Vognstrup er det blevet besluttet at GF anvender ca. 16.000 kr. på at rette skråningen langs cykelstien af så den bliver lettere at slå for græs. I den forbindelse kan det oplyses at FFV har opfordret GF til at undersøge om det er billigere at lægge flis ud, der hvor der bliver sprøjtet for ukrudt. Trappen mod Strandgårdshøj er i forbindelse med den megen regn blevet undermineret. Ascari fra kommunen er orienteret. Der mangler dræn. I forbindelse med bestyrelsesmødet i GF i jan 2014 er det bestyrelsens opfattelse at trappen har ”sat” sig og udbedring er udskudt på ubestemt tid. Der har fra GF´s side været klaget over æbletræerne. Flere træer var gået ud og der har stået højt græs omkring dem. Efter henvendelse til bestyrelsen i Æblefestivalen er der blevet nedsat et udvalg af frivillige som kommer og tilser æbletræerne.

Sidste år blev det indført at klippe ”engen” flere gange i løbet af året. Det har nu fungeret i et år og vi synes det har pyntet. Det har ikke medført nogen kontingent forhøjelse til GF. Engen bliver flittigt brugt af hundeluftere.

Kontingentet til GF er uændret 500 kr/år. GF afholder deres generalforsamling tirsdag d. 8. april i fælleshuset, Hestehaven kl. 19 og der er omdelt indkaldelse.

Græsstriben ved Hestehaven bliver for eftertiden slået af Ole Vognstrup.

Et par fra bestyrelsen og nogle hjælpere har en skøn forsommerdag været rundt på alle vejene for at fjerne stropper fra træerne, give gødning og beskære dem.

Den opmærksomme læser har sikkert bemærket at foreningen langsomt har opbygget et overskud på ca. 30.000 kr. Ideen er at have en buffer til fremtidige udgifter. Bestyrelsen vil gerne høre generalforsamlingen holdning. Skal vi fortsætte denne politik?

Der har været nogle enkelte klager i årets løb (oplagring af jord på fællesveje), som er løst i mindelighed med ordensreglementet i hånden. Der har været klaget over en hund der knurrer af folk, der går forbi. Det har ført til politianmeldelse. I den forbindelse blev det nævnt, at der er mange katte i kvarteret. Det går ud over småfuglene. Der blev stillet forslag om at forsyne kattene med halsbånd og klokke, (foreslået af DOF).

Bestyrelsen orienterede om, at der er flyttet en ny beboer ind på Hyrdedalen. Familien er blevet budt velkommen og der er afleveret diverse papirer fra bestyrelsen.

Bente Egede blev valgt som næstformand ved mødet i november. Hun gjorde opmærksom på at hun ikke ønsker at sidde længere end til generalforsamlingen. Mette Gammelgård indtrådte som suppleant i bestyrelsen efter Torben.

NIM accepterede at være FFV´s repræsentant i GF til efter generalforsamlingen.

Holger Hansen tilkalder brødrene Kejser ved snefald efter Torbens udtræden af bestyrelsen.

Mette R har undersøgt hvordan vi forholder os til den lovpligtige digitale postkasse. Hun har indhentet digital signatur, så vi kan se hvad der kommer i postkassen.

Vi er ikke dækket af GF forsikringer i forhold til tyveri på vores netbank. Det vil koste mellem 500 og 2.000 kr. årligt at blive forsikret. Vi vælger i stedet at oprette en særlig konto uden netadgang, hvor vi flytter hovedparten af pengene til.

Holger Hansens indsats har ført til en flot hjemmeside: http://www.folboholm.dk . Her kan beboerne orientere sig om aktiviteter i området. Læse referat fra sidste bestyrelsesmøde. Se vedtægter og ordensreglement. Det gør det noget nemmere for sekretæren at lægge referater ud på hjemmesiden. I den forbindelse opfordrer vi alle de beboere der har en e-mail om at aflevere den til Holger. Endvidere kan beboerne indsende spørgsmål eller komme med oplysninger af almen interesse.

FFV´s bestyrelse har besluttet at afsætte 1000 kr. til afholdelse af møder i 2013. Det er planen at indkøbte kager, kaffe, øl og vand vil blive betalt mod bilag. Forslaget er med i budgettet for det kommende år.

Ved generalforsamlingen i GF i 2012, blev der stillet forslag om at afholde en sommerfest for alle 3 veje. Det var planen at der skulle nedsættes et festudvalg valgt blandt beboerne, som ikke er medlem af bestyrelsen. Interessen var ikke så stor at det blev til noget.

Til slut vil jeg takke den siddende bestyrelse for deres arbejdsindsats og deres bidrag til at møderne er både konstruktive og hyggelige. Vi har igen i år nydt godt af den store faglige bredde medlemmerne besidder. Jeg vil samtidig benytte lejligheden til at sige Bente Egede som udtræder af bestyrelsen og Torben Dam Larsen som er udtrådt, en stor tak for deres indsats i bestyrelsen.

Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
MR gennemgik regnskabet for 2013 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for 2012. Det fremgår af regnskabet, at der en kassebeholdning på kr. 32.970,02 bl.a. på grund af sparede udgifter til snerydning. Det har på grund af den milde og snefattige vinter ikke været nødvendigt med udkald for rydning på stikvejene. Efter kassererens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen.

Ad 5. Indkomne forslag:
Der var ikke indsendt forslag til generalforsamlingen.

Ad 6. Bestyrelsens forslag: indbrudsforebyggelse/nabohjælp (NIM).
Indbrudsforebyggelse ved hjælp af Nabohjælp http://www.nabohjælp.dk har nu kørt et stykke tid i på Hyrdevænget. Bestyrelsen mener ud fra erfaringerne her det er et godt og tryghedsskabende værktøj og anbefaler derfor nabohjælp-netværket til de øvrige veje og er til rådighed for hjælp og vejledning til de grundejere der ønsker at være med.

Ad 7. Aktiviteter i Grundejerforeningen Foldboholm (GF)
Formanden NIM berettede om nogle af årets aktiviteter i GF efter en orientering fra formanden i GF.
Der refereres ikke under dette punkt. I stedet henvises til GF’s generalforsamling tirsdag den 8. april 2014.

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Ved fremlæggelse af budgettet 2014 blev det årlige kontingent fastlagt til kr. 800,-. Altså det samme som sidste år. Efter yderligere en lille uddybning af hvor meget af beløbet der går til GF (= 500,-) blev budgettet samt årskontingentet for 2014 godkendt af generalforsamlingen.

Ad 9. Valg af bestyrelse:
Niels Iver Møller og Holger Hansen blev genvalgt til bestyrelsen (Mette Runciman blev valgt til bestyrelsen sidste år). Klaus Mårslet Pedersen, Hyrdebakken 7 og Henrik Hansen, Hyrdevænget 14 blev valgt ind som nye medlemmer i bestyrelsen.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen.
Ruth Bach, Hyrdevænget 13, blev genvalgt som 2. suppleant til bestyrelsen.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.

Ad 12. Valg af revisorsuppleant:
Mario Runciman blev genvalgt som revisor suppleant.

Ad 13. Evt.:
På generalforsamlingen var der ikke nogen indsigelser mod at opbygge en buffer til fremtidige udgifter. Niels Iver Møller takkede på bestyrelsens vegne for valget i god ro og orden og benyttede lejligheden til at pointere at bestyrelsen altid vil arbejde for, at vi alle føler, at vi bor et attraktivt område med det bedst mulige naboskab.

Konstituering:
Konstitueringen fandt sted på møde umiddelbart efter generalforsamlingen samme dag således:
Formand Niels Iver Møller (NIM).
Næstformand Henrik Hansen (Henrik H).
Kasserer Mette Runciman (MR).
Medlem Klaus Mårslet Pedersen (KMP),
Medlem Holger Hansen (HH).

Henrik Hansen blev valgt som vores repræsentant i GF og Holger Hansen som suppleant

Referat godkendt den 2. april 2014.

Formand:

Niels Iver Møller

Referent:
Holger Hansen

2013

Referat fra den 2. ordinære generalforsamling for valg af bestyrelse tirsdag d. 5. marts 2013 i EFFI’s klubhus på Galgebakken 4 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.
Næstformand Torben Dam Larsen (TDL), Hyrdedalen 8. Er samtidigt FFV’s repræsentant samt Formand i Grundejerforeningen Folboholm (GF)..
Kasserer Mette Runciman (MR), Hyrdevænget 5.
Medlem Bente Egede (BE), Hyrdedalen 3.
Medlem Holger Hansen (HH), Hyrdevænget 1.

Deltagere:
Der var fremmødt i alt 13 beboere fra området. Fremmødet var ikke tilfredsstillende men tolkes af bestyrelsen som et udtryk for at grundejerne er tilfreds med tingenes tilstand.

Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år.
4. Godkendelse af årsrapport/regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisor.
5. Indkomne forslag.
6. Bestyrelsens forslag: a. sommerfest i slut august 2013. b. kollektiv algebekæmpelse? c. indbrudsforebyggelse.
7. Torben Dam Larsen beretter om årets aktiviteter i GF.
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer iht. vedtægterne (Torben Dam Larsen, Bente Egede og Mette Runciman)
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. (Mette Gammelgård og Ruth Bach)
11. Valg af revisor. (Lone Hansen)
12. Valg af revisor suppleant. (Mario Runciman)
13. Eventuelt
Alle medlemmer i (parentes) var på forhånd villige til genvalg.

Ad Velkomst:
Niels Iver Møller bød på bestyrelsens vegne velkommen.

Ad 1. Valg af dirigent:
TDL blev som rutineret ordstyrer på bestyrelsesmøderne foreslået som dirigent og blev valgt med akklamation. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Ad 2. Valg af referent:
HH foreslået som referent og blev valgt med akklamation.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
NIM redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

Beretning til 2. ordinære generalforsamling d. 5. marts 2013.

2012 har været et stille år. Der har været afholdt 4 bestyrelsesmøder. Ved det konstituerende møde d. 20. marts. Blev undertegnede/oplæseren genvalgt til formand. Torben Dam Larsen blev valgt som næstformand, Mette Runciman blev valgt som kasserer.

TDL har som formand for GF holdt møde med Ole Vognstrup om græsslåning på ”engen”. Der er aftalt 6 slåning årligt mod 2 gange tidligere. Det har vist sig at være en god ide, for dels ser parken mere vedligeholdt ud og det er lettere og hurtigere for Vognstrup at udføre arbejdet for hver gang parken skal slås. Det ville derfor ikke blive meget dyrere. Bestyrelsen i FFV har støttet forslaget.

Bestyrelsen havde i foråret 2012 møde med firmaet Rafn og Søn. Efter dette møde opfordrede vi beboerne til at forsøge at få noget af ejendomsskat tilbage fra kommunen. Der var 28 af 33 parcelhusejere der skrev under. Firmaet oplyser d. 22. februar 2013, at de ejendomsskattemæssige forhold er afsluttet på Hyrdevænget 13. Vurderingsmyndighederne gennemgår p.t. materialet. Sagsbehandlingstiden kan være 6 mdr. til 3 år. Hvis vi/beboerne modtager breve fra Skat i forbindelse med sagsforløbet skal vi intet gøre da Rafn og Søn også modtager relevant materiale fra Skat.

Efter flere indbrud i kvarteret har bestyrelsen drøftet, hvad vi kan gøre kollektivt. Det er besluttet at tage dette punkt med på dagsordnen til generalforsamlingen i GF. Der vil man undersøge interessen for at afholde et stormøde med det kriminalpræventive råd, politi eller andre aktører.

Bestyrelsen har været nødt til at håndhæve ordensreglementet 4 gange i det forløbne år. I alle tilfælde er det lykkedes at tale sig frem til en acceptabel løsning for alle parter.

TDL har orienteret bestyrelsen i FFV om, at han d. 30. maj 2012 på vegne af GF har sendt et brev til borgmesteren og kommunaldirektøren for Syddjurs Kommune vedr. udeståenderne omkring den nordlige cykelsti, ufærdig asfaltbelægning på vejene samt drænledningen i parken. Kommunen havde i et tidligere brev til GF påkrævet at vedligeholdelsen af drænledningen var grundejernes ansvar. GF påpegede at drænledningen er nedgravet på kommunens matrikel og at der ikke er nævnt noget om denne drænledning i lokalplanen. Derfor pointerede GF i brevet, at det kun kunne være Kommunen, der kunne have vedligeholdelsespligten på denne ledning. Da borgmesteren / kommunaldirektøren endnu ikke efter 9 mdr. har svaret på GF’s brev antager bestyrelsen i FFV, at kommunen derved har accepteret forholdene. Faktisk har der d. 3. januar 2013 været en slamsuger og spule drænrørene på kommunens opfordring. Der er intet nyt om cykelsti eller veje.

TDL har påtaget sig opgaven at tilkalde Jens Kaiser ved kraftigt snefald således at vejene kan være ryddet. Så vidt vides blev det til en gang i vinter.Bestyrelsen har diskuteret om FFV skal have en hjemmeside. Det ville gøre det noget nemmere for sekretæren at lægge referater ud på hjemmesiden. Beboerne kunne derved let holde sig orienteret om hvad der foregår i bestyrelsen. Endvidere kan beboerne indsende spørgsmål eller komme med oplysninger af almen interesse. Det er planen at arbejde videre med disse planer efter generalforsamlingen.

FFV´s bestyrelse har besluttet at afsætte 1000 kr. til afholdelse af møder i 2013. Det er planen at indkøbte kager, kaffe, øl og vand vil blive betalt mod bilag. Forslaget er med i budgettet for det kommende år.

Ved generalforsamlingen i GF i 2012, blev der stillet forslag om at afholde en sommerfest for alle foreninger. Det var planen at der skulle nedsættes et festudvalg valgt blandt beboerne, som ikke er medlem af bestyrelsen. Vi vil i dag forhøre os om interessen.

Bestyrelsen i GF har drøftet muligheden for at arrangere en kollektiv algebekæmpelse af vore tage. Vi vil senere på dette møde forhøre os om interessen.
Det var i korthed hvad der var at sige om det forgangne år.

Til slut vil jeg ikke undlade at takke den siddende bestyrelse for deres arbejdsindsats og deres bidrag til at møderne er både konstruktive og hyggelige. Vi har igen i år nydt godt af den store faglige bredde medlemmerne besidder.

Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:

NIM gennemgik regnskabet for 2012 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for 2012. Det fremgår af regnskabet, at der en kassebeholdning på kr. 21.061,33 på grund af sparede udgifter til bl.a. forsikring og snerydning. Der har kun været nødvendigt med 1 udkald for rydning på stikvejene. Efter formandens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen.

Ad 5. Indkomne forslag:
Der var ikke indsendt forslag til generalforsamlingen.

Ad 6. Bestyrelsens forslag:
a. Sommerfest i slut august 2013 for hele området? – Der er flere beboere på Hyrdevænget, der har rigtigt gode erfaringer med den årlige vejfest og hvad det gør for nabosammenholdet og især de unges venskaber i området.
Der var tilslutning til forslaget blandt de fremmødte. Bestyrelsen vil herefter distribuere en opfordring til at frivillige fra alle 4 foreninger går sammen i et festudvalg og kommer med gode ideer til hvor og hvordan vi kan få afholdt en god sommerfest. Bestyrelsen er også indstillet på at bidrage med et beløb til et evt. festligt indslag.

b. Kollektiv algebekæmpelse? – Der var på generalforsamlingen enighed om at bestyrelsen indhenter priser samt andres erfaringer med en sådan tagbehandling. Bestyrelsen blev af flere medlemmer opfordret til fortrinsvis at forespørge hos lokale firmaer. Resultatet vil blive offentliggjort på foreningens hjemmeside når den er klar en gang i juli.

c. Indbrudsforebyggelse? - Mulige tiltag kunne være opfordring til - sms-kæder; - naboovervågning; - distribution af foldere fra Det Kriminalpræventive Råd; - evt. skiltning som skaffes ved samme råd; - afholdelse af foredrag med erfarne politifolk; - stormøder for debat vedr. problemet herunder behandling af gode forebyggende forslag fra grundejerne m.v.
TDL mener som formand i GF at det er gode tiltag og vil forhøre sig om interessen hos de øvrige medlemmer i GF.

Ad 7. Formanden for GF Torben Dam Larsen beretter om årets aktiviteter
Der refereres ikke til beretningen under dette punkt. I stedet henvises til GF’s generalforsamling tirsdag den 9. april 2013 kl.19 i fælleshuset Hyrdestien 9.

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Ved fremlæggelse af budgettet 2013 blev det årlige kontingent fastlagt til kr. 800,-. Altså det samme som sidste år. Efter yderligere en lille uddybning af hvor meget af beløbet der går til GF (= 500,-) blev budgettet samt årskontingentet for 2013 godkendt af generalforsamlingen.

Ad 9. Valg af bestyrelse:
Torben Dam Larsen, Bente Egede og Mette Runciman blev genvalgt til bestyrelsen med akklamation.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen.
Ruth Bach, Hyrdevænget 13, blev genvalgt som 2. suppleant til bestyrelsen.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev genvalgt som intern revisor.

Ad 12. Valg af revisorsuppleant:
Mario Runciman blev genvalgt som revisor suppleant.

Ad 13. Evt. herunder debat og forslag:
Et medlem foreslog, under punktet, at bestyrelsen undersøgte muligheden for, at FFV overtog arbejdet med snerydning af fortovene således, at rydningsgraden af disse blev mere udbredt og ensartet. Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at det ikke fritog medlemmerne for ansvar i henhold til vintervedligeholdelsesregulativet. Bestyrelsen vil dog gerne undersøge, om der er en reel mulighed for, at få arbejdet udført til en rimelig pris pr. udkald.
Niels Iver Møller takkede på bestyrelsens vegne for valget i god ro og orden og benyttede lejligheden til at pointere at bestyrelsen altid vil arbejde for, at vi alle føler, at vi bor et attraktivt område med det bedst mulige naboskab.

Konstituering:
Konstitueringen fandt sted på møde 14. marts 2013 hos NIM, Hyrdevænget 13 således:
Formand Niels Iver Møller (NIM).
Næstformand Torben Dam Larsen (TDL).
Kasserer Mette Runciman (MR).
Medlem Bente Egede (BE),
Medlem Holger Hansen (HH).

Referat godkendt den 2. april 2013.

Formand: Niels Iver Møller

Referent: Holger Hansen

2012

Referat fra den 1. ordinære generalforsamling for valg af bestyrelse torsdag d. 15. marts 2012 i EFFI’s klubhus på Galgebakken 4 i Ebeltoft. Generalforsamlingen blev arrangeret af bestyrelsen for Foreningen Folboholm Vest (FFV). Bestyrelsesgruppen bestod af følgende 5 personer:

Formand Niels Iver Møller (NIM), Hyrdevænget 13.
Næstformand Henrik Brohus (HB), Hyrdevænget 6.
Kasserer Henrik Thomsen (HT), Hyrdebakken 3.
Medlem Torben Dam Larsen (TDL), Hyrdedalen 8. Er samtidigt FFV’s repræsentant samt fungerende formand i Grundejerforeningen Folboholm (GF).
Medlem Holger Hansen (HH), Hyrdevænget 1.

Deltagere:
Der var fremmødt i alt 12 beboere fra området. Fremmødet var ikke tilfredsstillende men tolkes af bestyrelsen som et udtryk for at grundejerne er tilfreds med tingenes tilstand.

Dagsorden:
Velkomst
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning om det forløbne år.
4. Godkendelse af årsrapport/regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisor.
5. Indkomne forslag.
6. Godkendelse af ordensreglement.
7. Formanden for GF Torben Dam Larsen beretter om årets aktiviteter..
8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer:
(Holger Hansen, Henrik Thomsen og Niels Iver Møller er på valg)
10. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
11. Valg af revisor.
12. Valg af revisor suppleant.
13. Eventuelt

Ad Velkomst:
Niels Iver Møller bød på bestyrelsens vegne velkommen.

Ad 1. Valg af dirigent:
TDL blev som rutineret ordstyrer på bestyrelsesmøderne foreslået som dirigent og blev valgt med akklamation. Dirigenten kunne herefter konstatere at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

Ad 2. Valg af referent:
HH foreslået som referent og blev valgt med akklamation.

Ad 3. Formandens beretning om det forløbne år:
NIM redegjorde i sin beretning for årets hændelser samt resultater for vores forening således:

Beretning til 1. ordinære generalforsamling d. 15. marts 2012.

Der har været afholdt 9 bestyrelsesmøder i det forgangne år.

2011 blev det år hvor det lykkedes at få kommunen overbevist om at de skulle betale deres udestående for børnehaven og kommunegrunden. Det foregik fuldstændig fredsommeligt ved at HH fremsendte en elektronisk faktura for 2011 med henvisning til almindelig praksis overfor andre lignende grunde i kommunen således at ligeretsprincippet for loven bliver overholdt. Vi havde i forløbet diskuteret om vi skulle sende sagen til advokat eller henvende os til pressen.
Der blev indbetalt 4200 kr. for børnehaven og 5600 kr. for kommunegrunden.
Borgmester Kirstine Bille og kommunaldirektør Nich Bendtsen har i et svarbrev til GF den 28.04.2011 formuleret følgende:
”Børnehaven Hyrdebakken har betalt kontingent til grundejerforeningen for 2010 og 2011 den 21.03.2011. Veje og Trafik har tidligere meddelt, at kommunen i medfør af lokalplanen ikke har pligt til medlemskab af grundejerforeningen for et areal (det nordvestlige [rettet af HH] areal af delområde 1), der endnu ikke er udstykket, da en lokalplan ikke medfører handlepligt, jf. planloven. Kommunen har dog valgt alligevel at betale kontingent for arealet (jf. faktura af 31.03.2011, da kommunen faktisk har arealet til salg). Kommunen finder det derfor rimeligt af hensyn til kontingentfordelingen internt i grundejerforeningen at kommunen betaler kontingent for arealet. Opmærksomheden skal dog henledes på, at i det øjeblik kommunen evt. finder, at arealet ikke skal/kan sælges, vil kommunen ophøre med at betale kontingent for arealet.

Bestyrelsen i FFV er selvfølgelig glad for borgmesterens afgørelse og betragter derfor nu kommunen som et fuldgyldigt medlem af foreningen med stemmeret m.v. Da lokalplan 219 er meget klar og uden forbehold i formuleringen omkring medlemskab er den en vedtaget skærpelse i forholdt til planloven. Bestyrelsen er derfor ikke enig med borgmesteren om at kommunen er undtaget for medlemspligten. Det er samtidigt bestyrelsens holdning at kommunen bør gøre sit yderste for at få grunden solgt.

Ved GF’s generalforsamling d. 4. april 2011 blev Torben Dam Larsen valgt som repræsentant for FFV. Ved GF’s konstituering blev han valgt som næstformand. På grund af Erling Møllers sygdom overtog han formandsposten i oktober. Ved samme generalforsamling blev FFV’s ønske om at undlade sprøjtning med Round Up på fælles arealerne nedstemt. Det samme gjorde bestyrelsens i FFV’s ønske om at etablere fåreindhegning til naturgenopretning i ”parken”.
Forslagene blev nedstemt ved at de 3 formænd fra de øvrige afdelinger (andels- og lejerforeningerne) stemte imod på vegne af samtlige deres medlemmer der ikke var fremmødt. Der var en afdeling hvor kun formanden var fremmødt.
Bestyrelsen i FFV udtrykte bekymring for om forslag fremover kunne undertrykkes ved at enkelte formænd fra øvrige afdelinger kunne stemme urepræsentativt. En sådan blokafstemning baseret på et dårligt fremmøde og uden afstemning hos de enkelte underafdelingers medlemmer kan derfor risikere at være udemokratisk. Vi kan dog ikke gøre noget ved det med mindre vi får ændret GF’s vedtægter: § 6.9
Vi havde begrundet håb om at disse forhold ville ændre sig med valget af Torben som formand, men han har af personlige grunde valgt at trække sig.

GF har adviseret FFV om at der muligvis er en fremtidig vedligeholdelsespligt på en skjult drænledning i delområde V (parken). Bestyrelsen er i gang med at afklare dette problem. Der er ikke nævnt noget omkring denne ledning i hverken lokalplan eller i matrikel dokumenter. Det er FFV’s opfattelse, at GF ikke har pligt til vedligeholdelsen af drænledningen, da det ifølge gældende matrikelkort er Syddjurs Kommune, der står som ejer af arealet. Dette er siden ved flere lejligheder blevet bekræftet af kommunen.

En beboer har klaget over mangelfuld vedligeholdelse omkring æbletræerne, idet ukrudtet ofte står meterhøjt og dækker for både bronzeplader og træer, hvilket ikke er særligt sundt for unge nyplantede træer. Det er ikke FFV eller GF’s opgave, men Æblefestivalen. På vores henvendelse oplyser Æblefestivalen at kommunen har fået overdraget ansvaret. Bestyrelsen i FFV er enig med klagerne i at korrekt pleje af et æbletræ til kr. 1500,- må være vanding, gødning, beskæring samt fjernelse af ukrudt omkring stammen. 

Vedr. parken. Bestyrelsen har arbejdet videre med planer om fårehold. Ved mødet i november blev det besluttet at udfærdige et samlet oplæg som skulle udsendes til beboerne mhp at få en tilkendegivelse. Denne plan blev udsat da det kom bestyrelsen for ører at kommunen var i gang med at sælge Galgebakken nr. 11 (A-skolen). Af salgsmaterialet fremgik det at hovedparten af de 12.000 kvadratmeter som tilhører ejendommen ligger i område V (parken). Bestyrelsen vurderede at salget af 10.000 m2 af fællesarealet til en privat grundejer udgør en yderligere komplikation af de, i forvejen, blandede interesse- og ejerforhold, der pt. er på Folboholm.
Ved et salg til private interesser vil der opstå stor usikkerhed om reglerne for grundens anvendelse.
Bestyrelsen i FFV opfordrede sammen med GF kommunen til et møde mhp. at få kommunen til at framatrikulere den del af grunden, der er underlagt lokalplan 219, således at dette areal forbliver kommunens ejendom. Ved mødet d. 5. januar 2012 blev forskellige muligheder skitseret fra vores side. Kommunen havde tydeligvis ikke taget højde for grundens placering i område V og var imødekommende over for at framatrikulere den del af grunden der ligger i ”parken”. Økonomiudvalget besluttede at udstykke grunden og satte salget i bero indtil videre.

Vedr. fårehold. Efter at have modtaget positive tilbagemeldinger fra kommunens biolog og senere fra Steen Daugaard Andersen, teamleder Team Ejendomme i december 2011: Som svar på din henvendelse vedr. fårehold ved boligområdet "Folboholm" kan jeg oplyse, at Syddjurs Kommune som ejer af jorden ikke har indvendinger imod brug af det skitserede område til fårehold.

Det kræver dog, at der indhentes de fornødne tilladelser vedr. Natur- og miljøafdelingen i Syddjurs Kommune.

Derfor var det en overraskelse da vi i februar fik et afslag fra Natur og Miljø afdelingen. Begrundelsen var: ”Syddjurs kommune ønsker ikke at indhegne et areal indenfor byzone, der er udlagt som rekreativt fællesareal i et boligområde. Årsagen hertil er, at det er kommunens vurdering, at en indhegning med får vil begrænse de rekreative muligheder væsentligt for beboerne i området, hvilket ikke er hensigtsmæssigt”.
Der er ingen saglige argumenter for afslaget og ingen stillingtagen til naturbevarelse og naturpleje. Beslutningen er udelukkende af politisk karakter. Det var og er bestyrelsens opfattelse at det er beboerne der skal vurdere dette. I afslaget fra kommunen var der en tidsfrist og da der var massiv modstand i en af delafdelingerne i GF, besluttede vi at trække vores ansøgning tilbage og lade projektet falde.

Bestyrelsen har gennemarbejdet ordensreglementet. Vi synes vi har fundet en balanceret formulering mellem alle de mulige konflikt forhold vi kunne tænke os og den begrænsning, at man ikke kan formulere sig ud af alle fremtidige konflikter. Vi er særlig glade for at have indføjet en sanktions mulighed, da reglementet ellers ville have været tandløst.

Snerydning har også været et emne der har fyldt en del. Besparelser i kommunen har ført til at vi ikke længere kan forvente snerydning på vore 3 veje. Derfor har vi indgået aftale med firmaet Brødrene Kejser om at de kommer og rydder sne på vores opfordring. Vi har besluttet at vi rykker ud hvis der falder mere end 10 cm sne eller hvis snefygning gør det nødvendigt. Vi har ikke ønsket at salte. På grund af den milde vinter er der ikke anvendt en krone til snerydning fra FFV.

Vi afventer stadig møde mellem kommunen og GF til afklaring af en lang række emner (økonomisk mellemværende, cykelstien ved Dråbyvej, drænledningen mm.).

Vi har arbejdet med en velkomsthilsen. Den mangler et par links.

Der er planer om at tage entreprisen med Ole Vognstrup vedrørende vedligeholdelse af fælles arealer og snerydning på sti systemet op til revision.

I december havde bestyrelsen inviteret Finn Villadsen fra Rafn og søn til at komme og give en orientering om hvorledes vi som beboere i FFV kan få noget af vore ejendomsskat tilbage. Mødet endte ud med at vi besluttede kollektivt at overdrage opgaven til Rafn og søn. Der er blevet omdelt papirer til de enkelte beboere til stillingtagen og underskrift. Vi har indsamlet 28 underskrifter, som er afsendt til firmaet. Nu bliver det så spændende at se om det lykkes.

Til slut vil jeg fremhæve det store arbejde, som den siddende bestyrelse har udført. Som illustration kan nævnes at der har været mere end 300 mails i min mailboks der stammer fra FFV. Henrik Brohus og Henrik Thomsen har af personlige grunde valgt at forlade bestyrelsen. De er begge forhindret i at være her i dag, men alligevel vil jeg udtrykke en stor tak til dem begge for deres indsats i de sidste 2 år. Til de andre i bestyrelse og det gælder også vores suppleant Mette Gammelgård, vil jeg også udtrykke en stor tak for jeres store arbejde. Jeg oplever at vi gennem vore forskellige baggrunde har kunnet supplerer hinanden på fremragende vis i forhold til de mange ofte ukendte opgaver vi har stået med.

Ad 4. Godkendelse af årsrapport/regnskab:
NIM gennemgik regnskabet for 2011 og redegjorde for udgifter og indtægter. Alle grundejere havde betalt kontingent for 2011. Det fremgår af regnskabet, at der en kassebeholdning på kr. 9841,83 på grund af sparede udgifter til bl.a. advokat og snerydning. Efter formandens gennemgang blev regnskabet godkendt af generalforsamlingen.

Ad 5. Indkomne forslag:
Der var ikke indsendt forslag til generalforsamlingen.

Ad 6. Godkendelse af ordensreglement:
Det af bestyrelsen udarbejdede ordensreglement blev fremlagt på generalforsamlingen. NIM redegjorde for bestyrelsens arbejde med ordensreglementet siden den stiftende generalforsamling i 2011. Formanden fremhævede, at der, efter anbefaling fra advokat Mads Pedersen, var formuleret en sanktionsmulighed ved manglende overholdelse af et eller flere punkter i ordensreglementet. Denne sanktionsmulighed fremgår af reglementet.
Efter redegørelsen blev ordensreglementet enstemmigt godkendt med akklamation.
Ordensreglementet blev herefter erklæret gyldigt af bestyrelsen.

Ad 7. Formanden for GF Torben Dam Larsen beretter om årets aktiviteter
Der refereres ikke til beretningen under dette punkt. I stedet henvises til GF’s generalforsamling tirsdag den 17. april 2012 kl.19 i fælleshuset Hestehaven 26.

Ad 8. Fremlæggelse og godkendelse af budget og årskontingent.
Ved fremlæggelse af budgettet 2012 blev det årlige kontingent fastlagt til kr. 800,-. Altså det samme som sidste år. Efter yderligere en lille uddybning vedrørende poster til forsikringer og vedligehold blev budgettet samt årskontingentet for 2012 godkendt af generalforsamlingen.

Ad 9. Valg af bestyrelse:
Niels Iver Møller og Holger Hansen blev genvalgt til bestyrelsen med akklamation.
Mette Runciman, Hyrdevænget 7, blev valgt til bestyrelsen med akklamation i stedet for Henrik Thomsen.
Bente Egede, Hyrdedalen 3, blev valgt til bestyrelsen med akklamation i stedet for Henrik Brohus.

Ad 10. Valg af suppleanter:
Mette Gammelgaard, Hyrdedalen 6, blev genvalgt som 1. suppleant til bestyrelsen.
Ruth Bach, Hyrdevænget 13, blev valgt som 2. suppleant til bestyrelsen i stedet for Kirsten Lally.

Ad 11. Valg af revisor:
Lone Hansen, Hyrdevænget 14 blev valgt som intern revisor i stedet for Mette Runcim

Foreningen Folboholm Vest | CVR: 33099231 | Hyrdevænget 1, 8400 Ebeltoft - DK